Office support

Is jouw agenda een grote tijdrovende legpuzzel geworden? Moeten die facturen nu echt een keertje verzonden worden? Of kom je er bijvoorbeeld niet aan toe om dagelijks de social media accounts up-to-date te houden? Kortom, ben jij toe aan een stukje office support? Lees dan snel verder!

Als senior office manager en project/event manager heb ik gedurende mijn carrière heb ik veel diverse werkzaamheden verricht waardoor ik breed georiënteerd ben. Door deze ervaring heb ik nauwelijks tot geen inwerkperiode nodig, waardoor ik direct voor je aan de slag kan.

 

Office, D voor Office & Design

Meestal werk ik vanaf huis en ben ik in te huren vanaf 1 uur per week en zo nu en dan kom ik eens gezellig bij je langs. Bijvoorbeeld om de financiële administratie bij te houden , een nieuwsbrief vorm te geven en voorzien van content, afspraken maken, het plannen van vergaderingen, de website bijhouden, een mooie vacature tekst schrijven of om gewoon even te sparren. Zo hou jij als hardwerkende ondernemer meer tijd over om te doen waar jij goed in bent en om jouw klanten en relaties nog beter van dienst te kunnen zijn.

Office Support, D voor Office & Design, Audrey Dobber
  • Agendabeheer
  • E-mailbeheer
  • Notuleren
  • Boeken van reizen, hotels en restaurants
  • Management support
(virtual) Office support/management ondersteuning

Algemene secretariële ondersteuning

Agendabeheer

Als ondernemer ben je vaak veel tijd kwijt met het maken van afspraken. Zeker als je te maken hebt met klanten en relaties die net zo druk zijn als jij. Hoe fijn zou het zijn als dit voor je geregeld wordt. Ik zorg ervoor dat de afspraken gemaakt worden waarbij ik ook de urgentie bewaak, maar ook rekening houd met jouw activiteiten binnen de organisatie en uiteraard jouw dagplanning. 

E-mailbeheer

Ik kan het e-mailbeheer uit handen nemen door de inkomende mailbox(en) te filteren. In overleg kan ik bepaalde mails voor je beantwoorden, doorsturen naar andere afdelingen en misschien de nieuwsbrieven archiveren voor later, zodat jij alleen nog de urgente en alleen voor jou bestemde mails onder ogen krijgt wat aanzienlijk in jou kostbare tijd zal schelen.

 

Notuleren

Ook behoort het notuleren van vergaderingen tot de mogelijkheden. Dit kan zowel een online- als een fysieke vergadering zijn. Ik kan een mooi en uitgebreid verslag maken, maar ook een actiepuntenlijst op stellen. Indien gewenst kan ik deze acties ook bewaken zodat deze op tijd uitgevoerd worden.

Boekingen

Het boeken van een reis kan ook een tijdrovende klus zijn. Het is vaak niet alleen het boeken van een vliegticket, maar er is natuurlijk ook nog een accommodatie nodig om te verblijven en je moet dan ook nog vanaf de luchthaven bij het hotel zien te komen. Auto huren, taxi regelen, dan nog de tickets voor het congres boeken en laten we niet een eventueel visum vergeten. Wellicht wil je ook nog dineren met jouw relaties in een geschikt restaurant en tussendoor wat cultuur snuiven en een cadeautje kopen voor partner en/of kinderen. En een heel belangrijke regel die vaak vergeten wordt, in andere landen worden ook vaak andere regels gehanteerd waarvan jij wel op de hoogte moet zijn. Al deze zaken, maar ook alle informatie die je nodig hebt zoek ik voor je uit zodat jij gerust en goed voorbereid op reis kunt.

 

De financiële administratie is iets wat bij veel ondernemers op de lange baan geschoven wordt. Totdat je opeens een berichtje krijgt van de belastingdienst of de accountant dat de BTW-aangifte toch echt ingediend moet worden en je anders een boete riskeert. Oeps! Daar gaan twee van je zuur verdiende vrije avonden.

Geen zorgen! Ik kan alle inkomende facturen en kosten tijdig voor je in het boekhoudsysteem zetten Uiteraard houd ik ook eventueel je rittenadministratie bij en weet ik wel raad met al die losse bonnetjes van de afgelopen maanden.

Verder kan ik ook nog voor je factureren en de deadlines hierin bewaken zodat jij op tijd betaald krijgt. Tevens kan ik maandelijks een betaallijst aanleveren van de facturen welke due zijn. Scheelt jou weer een hoop uitzoek werk. En zou nu en dan maak ik ook nog een mooie financiële rapportage voor je. Je wilt toch zien hoe je bedrijf groeit.

Een mooie website op maat in jouw eigen huisstijl met daarin een prachtig en straks portfolio van jouw werk. Een mooie over jou pagina met een overzichtelijk overzicht van de trainingen die klanten bij jou kunnen volgen. Jouw nieuwe nagelstudio vertegenwoordig op het wereld wijde web? Of misschien zelfs wel een super gave webshop met de leukste must have artikelen? Ik kan het allemaal voor je maken.

Heb je al een website, maar moeten er dingen aangepast worden of moet er misschien nieuwe SEO-proof content geschreven worden? Ook dat neem ik graag voor je uit handen

Uitnodigingen voor de jaarlijkse ledenvergadering, nieuwe visitekaartjes, een mooie digitale handtekening met social media icons voor onder alle bedrijfse-mails, maar ook brochures, flyers, glossy magazines, e-books, infographics, factsheets of misschien een mooie mediakit?

Ook dit kan ik allemaal voor je regelen. Brochures, flyers, visitekaartjes, magazines etc. zet ik in het juiste format rekening houdend met afloop, pagina sortering en snijden, zodat het bestand alleen nog maar naar de drukkerij gestuurd hoeft te worden.

Wil je dat ik ook de drukkerij uit handen neem. Geen probleem! Ik werk samen met een aantal drukkerijen die goede kwaliteit leveren voor een schappelijke prijs, maar ook snel kunnen leveren.

Van social media wordt vaak gedacht dat het er wel even bij kan, maar als je het echt goed wil doen, is het een behoorlijk tijdrovende (maar super leuke) klus welke intensieve aandacht vereist.

Om je volgers geïnteresseerd te houden zul je regelmatig nieuwe en pakkende content moeten posten. Ook zul je nieuwe volgers in jouw doelgroep moeten genereren om als bedrijf verder te kunnen groeien. Dit kan door bijvoorbeeld met een goede advertentie op social media,maar ook door het plaatsten van de juiste hashtags. Door mijn ervaringen als onder andere foodblogger, maar ook voor D voor Office & Design weet ik als geen ander hoe je social media voor je moet laten werken en vind het ook erg leuk om te doen. Ik neem ook deze taak graag uit je handen.

HR Support & recruitment

Ook op het gebied van HR en recruitment kan ik een brede ondersteuning bieden. In het verleden ben ik onder andere HR assistant en recruiter geweest. Hierdoor heb ik een goede kennis heb van het opstellen arbeidscontracten, administratie en afhandeling omtrent ziekteverzuim, salarismutaties, urenregistratie, het uitwerken en updaten van het HR handboek, maar ook de nodige wet- en regelgeving. Als recruiter heb ik regelmatig vacatureteksten geschreven en geplaatst op diverse online job boards. Ook heb ik naast de eerste selectie procedures, actief geworven door potentiele kandidaten direct te benaderen.

Office management

Als office manager ondersteun ik niet alleen op secretarieel gebied, maar ik neem ook alle zaken omtrent het kantoorpand en/of de werkplekken uit handen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

Gebouwbeheer

  • het onderhoud en laten keuren van alarmsystemen en andere beveiligers zoals roldeuren, hekwerken of buitenverlichting
  • het onderhouden en laten keuren van de brandblusinstallaties
  • het onderhouden en waar nodig laten keuren van de technische installaties zoals de cv-ketel, ventilatiesysteem, afzuigsysteem, lichtvoorziening, airconditioning, warmte-installatie, nutsvoorzieningen, liften en roltrappen, sanitaire voorzieningen etc .
  • Het laten onderhouden van de groenvoorziening om het pand en parkeerplaatsen, ongediertebestrijding, glasbewassing buitenzijde pand, tapijtreiniging, verzorging kantoorplanten (plantencontract), wegwijzers, borden en gevelreclame.
  • Offertes opvragen en regelen voor bijvoorbeeld een schilder, loodgieter, diverse reparaties of vernieuwingen.

 

Facilitaire zaken

  • Coördineren van de dagelijkse schoonmaak
  • Kantinebeheer en bestellen van de dagelijkse boodschappen
  • Onderhoud koffieautomaten
  • Tijdig regelen van BHV-(herhaal)trainingen
  • Voorraadbeheer en bestellen van de kantoorartikelen.
  • Onderhoud printers, beamers, digiborden, beeldschermen, frankeermachines etc.
  • Beheer vergaderzalen en stilte ruimtes
  • Abonnementen algemene kranten en tijdschriften
  • Plantencontract voor verzorging kantoorplanten en eventueel een wekelijks bloemetje bij de receptie en in de vergaderzalen en uiteraard het optuigen van de kerstboom in december.
  • Inrichting (nieuwe) werkplek medewerkers zowel thuis als op kantoor.
 
Office support, D voor Office & Design
  • Coordinatie schoonmaak
  • BHV-trainingen
  • Onderhoud & reparaties
  • Vergaderen
  • Kantoorinrichting
  • Kantine en lunch
  • Glasbewassing
  • Groenvoorziening
  • Keuringen

Eigenlijk moet elke organisatie er eentje hebben. Een mooi vormgegeven nieuwsbrief welke het visitekaartje is voor jouw bedrijf. Uiteraard plaats je hierin het laatste nieuws van de organisatie, maar ook speciale aanbieding, mededelingen of een uitnodiging voor een congres of beurs.

Of zoals ik vaak doe voor Sophie Glutenvrij, elke week een ander thema, het glutenvrij weekmenu, een mooie aanbieding uit de webshop, een uitgelicht recept, natuurlijk het laatste nieuws en soms een leuke winactie. Deze nieuwsbrief zend ik wekelijks, op zondag, naar de mailadressen op de verzendlijst. Iets wat ik voor jou organisatie ook kan oppakken.

Content creatie hangt natuurlijk weer samen met grafische vormgeving en communicatie. Denk hierbij ook bijvoorbeeld banner voor social media, een korte promotie video, maar ook het schrijven van een goede- en pakkende SEO-proof tekst voor op de website valt hieronder. Heb je al wat teksten klaar liggen ,maar moeten deze nog gecontroleerd en deels herschreven worden. Ook dat doe ik graag voor je. Laatst heb ik nog een website met 59 pagina’s tekst voor een klant mogen nakijken en waar nodig aangepast. Erg leuk om te doen!

Presentaties zijn tegenwoordig complete bedrijfs- en/of product presentaties. Stijlvol vormgegeven in huisstijl met video en audio. Dat was vroeger wel anders, ik kan me de tijd nog van de transparante sheets op de overheadprojector nog herinneren 😉

Presentaties maak ik meestal in PowerPoint, Prezi of Canva. Ook hier kan ik weer iets heel moois van maken. In mijn portfolio tref je een aantal voorbeelden.

Subsidie trajecten

Veel bedrijven kunnen in aanmerking komen voor diverse subsidies. Een aantal bekenden zijn bijvoorbeeld de WBSO en de DWSRA subsidie. Om voor deze subsidies in aanmerking te komen is het belangrijk dat er een goed en duidelijke onderbouwing wordt ingediend om de subsidie te verkrijgen. Als je de subsidie eenmaal toegekend hebt gekregen is het erg belangrijk om een goede administratie bij te houden. Als je dit niet doet riskeer je namelijk een boete en/of teruggave van de subsidie aan het einde van de periode. Daar zit natuurlijk niemand op te wachten. 

Zo’n administratie lijkt makkelijk om op te zetten, maar vaak wordt er verzuimd deze goed bij te houden. Ook hier zou ik ondersteuning in kunnen bieden door bijvoorbeeld te zorgen dat de uren juist worden geregistreerd per project inde personeelsadministratie. Dat de facturen compleet zijn, maar ook onder de juiste posten geboekt worden. Maar ook dat andere verplichte bewijsstukken aanwezig zijn zoals bijvoorbeeld presentielijsten bij trainingen of certificaten van deelname.

Office management, Audrey Dobber
D voor Office & Design
Evenementen

Van de eerste aankondiging tot het optreden van gastvrouw en alles wat daar tussen in ligt. Dus het regelen van de begroting, uitnodigingen, gastenlijsten, bevestigingen, locatie, catering, sprekers, entertainment, parkeertickets etc. Ik pak het graag voor je op.

Een ervaren project manager nodig voor een aantal weken of maanden? Geen probleem! Ook hier kun je mij inzetten!

 

Ik ben iemand met minstens 100 verschillende ideeën op een dag en vind het erg leuk om daar iets mee te doen. Een nieuw project. Hoe leuk is het om een idee tot in de puntjes uit te werken, vorm te geven, verder in te richten en vervolgens over te dragen en daarna weer met een nieuw project te starten. Ik vind het geweldig!

 

Denk hierbij qua werkzaamheden aan het aanvragen van subsidies, het inrichten van de projectadministratie, het werven van personeel voor het project, het coördineren van evenementen, inrichten website en social media, (mede)opstellen van budgetten, marketing, communicatie, de kick off etc.

 

Gedurende mijn loopbaan heb ik meegewerkt aan veel verschillende en uiteenlopende projecten. Een aantal voorbeelden hiervan zijn subsidieprojecten zoals WBSO, DWSRA, sectorplan en R&D. Maar ook het opnieuw inrichten van een administratie of secretariaat heb ik geregeld gedaan. Doel hiervan is om alles logischer en eenvoudiger in te richten waardoor het een stuk efficiënter wordt voor de medewerkers en daardoor kosten- en tijdbesparend is.

 

Tevens heb ik meegewerkt aan andere uitdagende projecten zoals bijvoorbeeld “Amsterdam Elektrisch” en “de nieuwe werkplek”. Maar je kunt ook denken aan het organiseren van diverse (grote) evenementen, het opnieuw inrichten van het opleidingsaanbod, vakbeurzen, congressen, gespecialiseerde webinars etc.,

 

Een aantal van mijn laatste projecten waren "Steun je favoriete kantoorvakhandel" tijdens de coronacrisis. Hiervoor heb ik een mediakit ontwikkeld en een marketingplan om zo de ondernemers uit de kantoorbranche onder de aandacht te brengen met als doel omzetverlies te reduceren. Kort daarvoor heb ik het  “RI&E branche instrument project” uitgevoerd. Hiervoor heb ik de tool opnieuw ingericht en aangepast aan het huidige coronabeleid zodat het voor de ondernemers een mooi werkbaar instrument is geworden wat eenvoudig toepasbaar is op hun onderneming.

 

En natuurlijk de projecten van Sophie Glutenvrij zoals het uitbrengen van de magazines welke zeer succesvol waren. En de start en in het in eigen beheer uitbrengen van het nieuwe kookboek.

Eigenlijk heb ik hier boven al een aantal onderwerpen genoemd, zoals social media beheer, nieuwsbrieven, direct mailings, schrijven van content, persberichten, PR, advertenties, maar ook flyers, reclame posters, banners etc.

Tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven CRM systemen om alle relaties in vast te leggen waardoor je per relatie elke vorm van contact, maar ook contracten, correspondentie etc. terug kunt vinden. Om zo’n systeem goed werkbaar te maken, moet het natuurlijk wel up-to-date zijn. Uiteraard neem ik deze taak graag van je over.

Contact

Telefoon

06 - 270 477 71

Heb je vragen, wil je meer informatie of wellicht een offerte aanvragen? Dat kan! Bel of stuur me een Whatsapp.

Mailen mag natuurlijk ook: audrey@dvoordesign.nl of vul het contactformulier in via onderstaande button.

Office support, Audrey Dobber, D voor Office & Design, freelancer, zzp-er, office manager, management assistant, executive assistant, office management, secretaresse, project assistent, human resources, personeelsadministratie, hr, finance, financiele administratie, webdesign, social media beheer, agendabeheer, notuleren, directiesecretaresse, virtual assistant, werk vanuit huis, ondersteuning, administratie, parttime, senior, administratief medewerker.